Le choix d'une ville pour la tenue d'un congrès, d'un colloque, d'une convention ou de toute autre manifestation professionnelle est soumis à de nombreux paramètres.
Avant toute recherche de destination, voici quelques questions pour vous aider à élaborer un cahier des charges :
D'où viennent les participants et par quels moyens de transport ?
Quels sont les besoins en salles : nombre, capacité, disposition, équipement ?
La manifestation nécessite-t-elle une surface d'exposition : combien de m² ?
Quelle signalétique mettre en place : banderole, affiche, kakémono ?
Quels sont les besoins en termes de restauration : pause, déjeuner, dîner ?
Quels sont les services à sous-traiter : gestion des inscriptions, de l'hébergement, de l'animation, des transferts ?
Faut-il faire appel à du personnel : hôtesse, interprète, photographe ?
Quels sont les besoins hôteliers : localisation, nombre de chambres, catégories ?
Quel programme social mettre en œuvre : soirées, visites, activités sportives ?
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